De term 'employee experience' is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een veelgebruikt begrip in de wereld van HR en interne communicatie. Het gaat daarbij om de totale beleving van medewerkers binnen een organisatie, van het eerste sollicitatiegesprek tot het moment van vertrek. Wat daarbij steeds duidelijker wordt, is dat de digitale component van deze ervaring een groeiende rol speelt. Het concept 'digital employee experience' (DEX) krijgt in Nederland steeds meer aandacht, zoals Frankwatching eerder uitgebreid beschreef. DEX gaat over de som van alle digitale interacties op de werkplek en de impact daarvan op medewerkers en organisatie.

Meer dan alleen tools uitrollen

Veel organisaties benaderen de digitale werkplek nog vooral vanuit een technisch perspectief. Er wordt een nieuw platform uitgerold, medewerkers krijgen een korte handleiding en vervolgens wordt verwacht dat iedereen er productief mee aan de slag gaat. In de praktijk blijkt dit vaak tegen te vallen. Medewerkers die moeite hebben met nieuwe systemen raken gefrustreerd, de adoptie blijft achter en de verwachte productiviteitswinst blijft uit.

De kern van het probleem is dat de medewerker niet centraal staat bij de invoering van nieuwe technologie. In plaats van te vertrekken vanuit de dagelijkse werkpraktijk van medewerkers, wordt de technologie vaak top-down uitgerold zonder voldoende aandacht voor de gebruikerservaring. Een goede digitale medewerkerservaring vereist een andere aanpak: eerst begrijpen hoe medewerkers werken en welke behoeften zij hebben, en vervolgens de technologie daar omheen vormgeven.

De vier perspectieven op DEX

Om digital employee experience goed te begrijpen, is het nuttig om vanuit meerdere perspectieven te kijken. Er zijn vier invalshoeken die samen een compleet beeld geven van de digitale medewerkerservaring.

Het eerste perspectief is dat van de medewerker zelf. Hoe ervaart deze persoon de dagelijkse omgang met digitale tools? Wat werkt goed en waar liggen frustraties? Het tweede perspectief is dat van de organisatie. Welke strategische doelen moeten worden ondersteund door de digitale werkplek? Hoe past dit in de bredere bedrijfsstrategie?

Het derde perspectief betreft de technologie. Welke systemen en platforms worden ingezet en hoe werken deze samen? Tot slot is er het perspectief van de fysieke werkomgeving. De plek waar medewerkers werken, of dat nu thuis, op kantoor of onderweg is, heeft direct invloed op hoe zij digitale tools ervaren en gebruiken.

De verbinding met employee experience

Digital employee experience is geen losstaand thema, maar een wezenlijk onderdeel van de bredere employee experience. De ervaringen die medewerkers opdoen met de digitale werkplek beïnvloeden hun algehele werkbeleving. Een medewerker die dagelijks worstelt met trage systemen, onoverzichtelijke intranetten of slecht werkende samenwerkingstools zal dit als negatief ervaren, ongeacht hoe prettig de fysieke werkomgeving is.

Omgekeerd geldt dat een goed ingerichte digitale werkplek bijdraagt aan een positieve werkervaring. Wanneer medewerkers eenvoudig informatie kunnen vinden, soepel kunnen samenwerken en ondersteund worden door intuïtieve systemen, voelen zij zich productiever en meer verbonden met de organisatie. Dit is ook een thema dat regelmatig terugkomt op het programma van het congres.

Van meten naar verbeteren

Een belangrijk aspect van DEX is het meetbaar maken van de digitale ervaring. Veel organisaties beschikken over data over het gebruik van hun digitale tools, maar benutten deze nog onvoldoende om de ervaring te verbeteren. Door regelmatig te meten hoe medewerkers de digitale werkplek ervaren, kunnen gerichte verbeteringen worden doorgevoerd.

Denk aan enquêtes die niet alleen vragen naar tevredenheid met het intranet, maar ook naar concrete knelpunten in de dagelijkse werkpraktijk. Door deze feedback te combineren met technische data over systeemprestaties en gebruikspatronen, ontstaat een compleet beeld dat als basis dient voor gerichte verbeteracties.

Aan de slag met DEX

Voor organisaties die willen starten met het verbeteren van de digital employee experience is het advies om klein te beginnen. Kies een specifiek knelpunt, onderzoek hoe medewerkers dit ervaren en werk samen aan een concrete verbetering. Door dit iteratief te doen en resultaten zichtbaar te maken, groeit het draagvlak voor een structurele aanpak van de digitale medewerkerservaring.

Het is daarbij essentieel om niet alleen vanuit IT te werken, maar juist de samenwerking te zoeken met afdelingen als communicatie, HR en de lijn. DEX raakt immers alle medewerkers en vraagt om een brede, multidisciplinaire aanpak.