Samenwerkingsplatformen als Microsoft Teams en SharePoint zijn in korte tijd uitgegroeid tot onmisbare onderdelen van de digitale werkplek. Maar met de snelle adoptie komt ook een keerzijde: wildgroei. Zonder duidelijke afspraken ontstaan er honderden teams, kanalen en sites die niemand meer overziet. Microsoft biedt een uitgebreid governanceframework aan als startpunt, maar de vertaling naar de eigen organisatie vraagt om maatwerk. Governance is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces dat aandacht en betrokkenheid vereist van zowel IT als de business.

Wat is governance eigenlijk?

Governance in de context van samenwerkingsplatformen gaat over het opstellen en handhaven van spelregels voor het gebruik van digitale tools. Het omvat afspraken over wie teams mag aanmaken, hoe deze worden benaamd, welke informatie waar wordt opgeslagen en hoe wordt omgegaan met gevoelige gegevens. Het doel is niet om het gebruik van tools te beperken, maar juist om ervoor te zorgen dat ze effectief en veilig worden ingezet.

Een veelgemaakte fout is om governance te zien als een puur technisch vraagstuk dat door de IT-afdeling wordt opgelost. In werkelijkheid is governance een organisatorisch thema dat vraagt om samenwerking tussen IT, communicatie, juridische zaken en de lijn. De spelregels moeten immers werkbaar zijn voor de medewerkers die er dagelijks mee te maken hebben.

De drie pijlers van governance

Effectieve governance van samenwerkingsplatformen rust op drie pijlers: gebruikersbeheer, databeheer en applicatiebeheer.

Bij gebruikersbeheer gaat het om het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden. Wie mag een nieuw team aanmaken? Wie is verantwoordelijk voor het beheer van een specifiek team? En hoe wordt omgegaan met externe gasten die toegang krijgen tot de omgeving? Door deze vragen vooraf te beantwoorden, wordt voorkomen dat er achteraf problemen ontstaan.

Databeheer richt zich op de bescherming en levenscyclus van informatie. Hoe worden gevoelige gegevens geclassificeerd? Welke retentieregels gelden er? En hoe wordt ervoor gezorgd dat verouderde informatie tijdig wordt gearchiveerd of verwijderd? Dit is bijzonder relevant in sectoren waar strenge compliance-eisen gelden, zoals de zorg en de financiele sector.

Tot slot omvat applicatiebeheer het toezicht op welke apps en integraties worden toegestaan binnen het samenwerkingsplatform. De mogelijkheid om apps te koppelen biedt veel voordelen, maar brengt ook risico's met zich mee als dit niet gecontroleerd gebeurt.

Naamgevingsconventies: klein maar krachtig

Een van de eenvoudigste maar meest effectieve governancemaatregelen is het invoeren van naamgevingsconventies. Door af te spreken hoe teams en kanalen worden benaamd, wordt het direct overzichtelijker. Denk aan het toevoegen van een afdelingsnaam of projectcode als prefix, zodat teams makkelijk te herkennen en te vinden zijn.

De webinar-week van het congres besteedt regelmatig aandacht aan dit onderwerp, met praktische tips die direct toepasbaar zijn. Een goede naamgevingsconventie hoeft niet ingewikkeld te zijn; het belangrijkste is dat deze consequent wordt toegepast en dat medewerkers begrijpen waarom het belangrijk is.

Levenscyclusbeheer

Een vaak vergeten aspect van governance is het beheer van de levenscyclus van teams en sites. Veel teams worden aangemaakt voor een specifiek project of evenement, maar worden na afloop niet opgeruimd. Na verloop van tijd leidt dit tot een onoverzichtelijke omgeving vol inactieve teams met verouderde informatie.

Door een verloopbeleid in te stellen, worden eigenaren van inactieve teams automatisch gevraagd of het team nog in gebruik is. Zo niet, dan kan het worden gearchiveerd of verwijderd. Dit houdt de omgeving schoon en overzichtelijk en voorkomt dat medewerkers verdwalen in een woud van verouderde teams.

Begin klein, groei geleidelijk

Het opzetten van governance hoeft geen groot en complex project te zijn. Begin met de basis: naamgevingsconventies, rollen en verantwoordelijkheden, en een eenvoudig verloopbeleid. Bouw hier geleidelijk op voort naarmate de organisatie volwassener wordt in het gebruik van samenwerkingsplatformen. Het is beter om met een paar werkbare afspraken te beginnen dan om een uitgebreid beleidsdocument te schrijven dat vervolgens in een la belandt.