De afgelopen jaren heeft hybride werken zich ontwikkeld van noodoplossing tot nieuwe standaard. Voor veel organisaties betekent dit dat een deel van de medewerkers op kantoor werkt, een deel thuis en een deel afwisselend. Deze nieuwe realiteit stelt andere eisen aan de manier waarop organisaties communiceren, kennis delen en samenwerken. Het intranet speelt hierin een centrale rol als verbindend platform dat alle medewerkers bereikt, ongeacht hun locatie.

Toegankelijkheid als fundament

Een van de eerste lessen die organisaties hebben geleerd, is dat het intranet altijd en overal toegankelijk moet zijn. Een intranet dat alleen goed werkt op het kantoornetwerk of op een specifiek type apparaat, sluit een deel van de medewerkers buiten. In een hybride werkomgeving is het essentieel dat het intranet naadloos functioneert op laptop, tablet en telefoon, zowel vanuit huis als onderweg.

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk blijken veel organisaties hier nog stappen in te kunnen zetten. Denk aan intranetpagina's die niet goed worden weergegeven op mobiele apparaten, of aan functies die alleen beschikbaar zijn via het kantoornetwerk. Door het intranet te testen vanuit het perspectief van de thuiswerker, komen deze knelpunten snel aan het licht.

Het intranet als verbindend element

In een hybride werkomgeving is de kans op informatieongelijkheid groter dan in een traditionele kantooromgeving. Medewerkers die op kantoor zijn, pikken informeel veel informatie op bij de koffieautomaat of in de wandelgangen. Thuiswerkers missen deze informele informatiestroom en kunnen het gevoel krijgen dat zij belangrijke zaken mislopen.

Het intranet kan dit gat helpen dichten door te fungeren als de centrale plek waar alle relevante informatie samenkomt. Dit gaat verder dan alleen het publiceren van officieel nieuws. Het gaat ook om het delen van informele updates, het vieren van successen en het zichtbaar maken van wat er speelt binnen de organisatie. Zo blijven alle medewerkers aangesloten, of zij nu op kantoor zitten of thuis werken.

De menselijke maat

Technologie alleen is niet voldoende om hybride werken succesvol te maken. De digital employee experience wordt niet alleen bepaald door de kwaliteit van de tools, maar ook door de manier waarop deze worden ingezet. Een goed functionerend intranet zonder aandacht voor de menselijke kant levert niet het gewenste resultaat.

Organisaties die succesvol zijn in hybride werken, combineren goede technologie met aandacht voor verbinding en welzijn. Denk aan virtuele koffiemomenten, online teamactiviteiten en regelmatige check-ins tussen leidinggevenden en medewerkers. Het intranet kan hierin faciliteren, bijvoorbeeld door het aanbieden van een platform voor informele groepen of het delen van tips voor effectief thuiswerken.

Asynchrone communicatie

Een belangrijke verschuiving in hybride werken is de toename van asynchrone communicatie. Waar in een kantooromgeving veel communicatie direct en synchroon verloopt (een vraag stellen aan een collega, een kort overleg bij het bureau), vindt in een hybride setting een groter deel van de communicatie asynchroon plaats. Medewerkers lezen en beantwoorden berichten op momenten die hen uitkomen, in plaats van direct te reageren.

Het intranet is bij uitstek geschikt voor dit type communicatie. Door nieuwsberichten, updates en kennisartikelen beschikbaar te stellen op het intranet, kunnen medewerkers deze informatie op hun eigen tempo tot zich nemen. Dit voorkomt de vergadermoeheid die ontstaat wanneer alles via live meetings wordt gecommuniceerd. Tijdens de webinar-week is dit een thema dat regelmatig terugkomt in de sessies over digitaal samenwerken.

Continu verbeteren

Tot slot is de belangrijkste les misschien wel dat hybride werken geen eindbestemming is, maar een doorlopend proces van aanpassen en verbeteren. De behoeften van medewerkers veranderen, nieuwe tools komen beschikbaar en organisaties ontwikkelen zich. Het intranet moet meebewegen met deze veranderingen en regelmatig worden geëvalueerd op basis van feedback en gebruiksdata. Organisaties die dit actief doen, merken dat het intranet steeds beter aansluit bij de werkpraktijk en dat medewerkers het platform als waardevoller ervaren.