Interne communicatie staat bij veel organisaties hoog op de agenda. De manier waarop medewerkers met elkaar en met de organisatie communiceren, heeft direct invloed op betrokkenheid, productiviteit en werkplezier. Het traditionele intranet, dat voornamelijk fungeerde als digitaal prikbord voor nieuws en documenten, is daarvoor niet meer toereikend. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een sociaal intranet dat interactie en dialoog stimuleert.

Van zenden naar samenwerken

Het klassieke intranet was vooral een kanaal voor eenrichtingsverkeer: de communicatieafdeling publiceerde nieuws en medewerkers lazen het (of niet). Er was weinig ruimte voor reactie, discussie of eigen bijdragen van medewerkers. Dit model past steeds minder bij de verwachtingen van de hedendaagse werknemer, die gewend is aan de interactiviteit van sociale media en samenwerkingstools.

Een sociaal intranet draait dit model om. Medewerkers kunnen reageren op berichten, eigen updates plaatsen, deelnemen aan groepen en kennis delen met collega's. De communicatieafdeling blijft een belangrijke rol spelen in het publiceren van officieel nieuws, maar daarnaast ontstaat er een rijke laag van informele communicatie die de organisatie levendiger en transparanter maakt.

De rol van communities

Een krachtig element van het sociaal intranet is de mogelijkheid om communities te vormen rond specifieke onderwerpen, projecten of interesses. Deze communities brengen medewerkers samen die anders misschien nooit met elkaar in contact zouden komen. Een community rond duurzaamheid kan bijvoorbeeld medewerkers uit verschillende afdelingen en locaties verbinden die samen werken aan groene initiatieven.

Communities werken het beste wanneer ze een duidelijk doel hebben en er actieve moderatie plaatsvindt. Zonder sturing verworden ze snel tot inactieve ruimtes die niemand meer bezoekt. De kunst is om de juiste balans te vinden tussen vrijheid en structuur, zodat medewerkers zich vrij voelen om bij te dragen, maar er ook voldoende richting is om de community levend te houden.

Impact op betrokkenheid

Organisaties die succesvol een sociaal intranet hebben geïmplementeerd, rapporteren een hogere betrokkenheid van medewerkers. Wanneer medewerkers het gevoel hebben dat hun stem wordt gehoord en dat zij kunnen bijdragen aan de organisatie, groeit hun binding met het bedrijf. Dit is vooral waardevol in tijden van hybride werken, wanneer de fysieke verbinding met collega's en de organisatie minder vanzelfsprekend is.

Onderzoek van HXWork naar employee experience in Nederland laat zien dat betrokkenheid een van de belangrijkste drijfveren is voor organisaties om aan de slag te gaan met employee experience. Het sociaal intranet is daarin een concreet instrument dat direct bijdraagt aan die betrokkenheid, mits het goed wordt ingezet.

Succesfactoren

Een sociaal intranet implementeren is meer dan een technische exercitie. De technologie is slechts het middel; het succes wordt bepaald door de mate waarin de organisatie erin slaagt om een cultuur van delen en samenwerken te creëren. Dit vraagt om steun vanuit het management, actieve community managers en een duidelijke communicatiestrategie.

Daarnaast is het belangrijk om te meten en te leren. Welke functies worden het meest gebruikt? Welke communities zijn het actiefst? Waar haken medewerkers af? Door deze inzichten te gebruiken, kan het platform continu worden verbeterd en afgestemd op de behoeften van de gebruikers.

Het sociaal intranet als katalysator

Het sociaal intranet kan veel meer zijn dan een communicatiekanaal. Het kan fungeren als katalysator voor organisatieverandering, kennisdeling en innovatie. Door medewerkers een platform te geven waar zij ideeën kunnen delen, feedback kunnen geven en samen kunnen werken aan verbeteringen, wordt het intranet een actief onderdeel van de organisatieontwikkeling. Dit is een onderwerp dat ook tijdens het congres regelmatig aan bod komt in zowel keynotes als breakoutsessies.